Ben difficilmente su un qualsiasi computer potrà mancare un software di questo genere. A questa categoria appartiene infatti Microsoft Excel, ma si può anche citare il Calc della suite OpenOffice (http://it.openoffice.org), che ha l'indubbio vantaggio di essere gratuito.

Tuttavia, si vuole qui sottolineare la vantaggiosità dell'utilizzo di un foglio elettronico nei seguenti casi in cui occorra visualizzare/gestire:

Un corpus strutturato in campi

In questo caso un editor di testo, il programma che usualmente viene utilizzato per aprire un corpus, non consente di mantenere l'incolonnamento delle informazioni contenute nel file. Pertanto, conviene sempre utilizzare un foglio elettronico, che permette di controllare meglio la corretta struttura del file e consente eventuali modifiche dei valori delle variabili molto più rapide.

ATTENZIONE: Le singole celle dei fogli elettronici possono contenere fino a circa 32.000 caratteri ognuna. Tuttavia, in certi casi, soprattutto a seguito di operazioni di copia/incolla, il contenuto di alcune celle può risultare tagliato a 255 caratteri. Nel caso in cui il testo di almeno un frammento o sezione superi tale soglia, assicurarsi che venga mantenuto integralmente anche dopo averle copiate ed incollate in altra posizione o file.

Inoltre, in fase di chiusura del file, Microsoft Excel aggiunge, alle sole celle contenenti il carattere delle virgolette doppie <">, una coppia di virgolette all'inizio e alla fine del testo contenuto nella cella, e raddoppia le virgolette contenute all'interno della stessa. Ciò non comporta nessun rischio di malfunzionamento per TaLTaC², ma per pulizia l'utente può correggere l'effetto di questo bug utilizzando le funzioni di sostituzione presenti in un editor di testo.

Un risultato ottenuto con TaLTaC²

Buona parte dei risultati esportabili da TaLTaC² sono file di testo con tabulatore. Ciò significa che, in sostanza, il contenuto di tali file è costituito da tabelle o, al più, da liste. Anche in questo caso, l'utilizzo di un foglio elettronico facilita notevolmente la lettura e, quindi, la comprensione dei risultati. Inoltre, si rendono in tal modo possibili tutte le modifiche a livello di singole colonne che si volessero eseguire. Si ricorda che anche le concordanze di una parola, esportabili con il comando Salva concordanze, sono un file di testo con tabulatore.

Un risultato ottenuto con Treetagger

Anche il risultato di una elaborazione effettuata con TreeTagger è un file di testo con tabulatore. Saranno presenti infatti tre colonne: la prima contiene le forme grafiche del corpus, una per ogni riga; la seconda e la terza colonna conterranno, rispettivamente, la categoria grammaticale e il lemma della forma corrispondente. Aprire questo file con un foglio elettronico, qualora si volesse controllare la qualità del risultato ottenuto ed, eventualmente, apportare correzioni, può senza dubbio facilitare le operazioni.

Suggerimenti per aprire file di testo con un foglio elettronico

Per aprire un file di testo con un foglio elettronico (supponiamo Microsoft Excel), si possono seguire tre metodi:

1 - Aprirlo tramite il comando Apri di Excel. Partirà un wizard che guiderà l'utente nell'importazione del file. E' il metodo più sicuro per l'integrità dei dati ma anche il più laborioso.

ATTENZIONE: L'unica accortezza da adottare, affinché tutto vada per il meglio, è quella di attribuire il formato Testo alle colonne che dovessero contenere il testo di un frammento o di una sezione (nel caso si stesse cercando di visualizzare un corpus strutturato in campi) e comunque a tutti i campi che contengono delle parole (nel senso ampio del termine, quindi anche segmenti, poliformi, concordanze ecc.). Inoltre assicurarsi che eventuali campi contenenti numeri con virgola non vengano interpretati come dati di tipo Data/ora come spesso accade. In tal caso, attribuire l'opportuno formato al campo in questione affinché venga correttamente riconosciuto.

2 - Il secondo metodo consiste nel selezionare il file dalla finestra del file manager (Risorse del computer o Esplora risorse), cliccarlo con il tasto destro del mouse e, dalla voce Apri con del menu contestuale, scegliere Microsoft Excel.

SUGGERIMENTO: E' possibile che la prima volta quest'ultima voce non appaia. Cliccare su Programma, quindi scegliere Microsoft Excel dall'elenco dei programmi che apparirà e confermare premendo OK.

3 - Il terzo metodo è quello che alla lunga risulterà più comodo. Occorre dapprima aprire Excel (la cosa ovviamente non è necessaria se è già aperto). Quindi cliccare il file nella finestra del file manager (Risorse del computer o Esplora risorse) e, tenendo il tasto sinistro del mouse premuto, trascinarlo sulla barra delle applicazioni, più precisamente laddove compare l'icona di un file (anche vuoto) di Excel che è stato aperto in precedenza. Sempre tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, attendere alcuni istanti: il file di Excel apparirà quindi in primo piano sullo schermo. Trascinare il mouse in un punto qualsiasi all'interno di Excel e rilasciare finalmente il tasto: Excel provvederà a creare una nuova griglia dati in cui visualizzare il contenuto del file di testo selezionato all'inizio.

ATTENZIONE: Occasionalmente, ma piuttosto di rado, gli ultimi due metodi non sono in grado di mettere al riparo da cattivi riconoscimenti dei campi con numeri decimali. In tali casi, ricorrere al primo metodo.

NOTA: Si ricorda che TaLTaC² accetta solo file di testo. Pertanto, i file che venissero elaborati con un foglio elettronico devono poi essere salvati con il comando Salva con nome e, nella casella Tipi di file, occorre scegliere Testo (delimitato da tabulazione) (*.txt).

SUGGERIMENTO: Prima di salvare il file, si consiglia di selezionare tutte le colonne vuote a destra dei dati, quindi cliccare sulla voce Elimina del menu Modifica. Eliminare alla stessa maniera tutte le righe vuote al di sotto dei dati. Qualora, infatti, si fossero cancellati alcuni dati in queste zone, Excel esporterebbe comunque una serie di tabulatori o di ritorni a capo in eccesso, e questa situazione potrebbe generare errori quando si tentasse di importare il file in TaLTaC².